Laatst bijgewerkt: 4 juni 2026
Deze privacyverklaring legt uit welke gegevens worden verwerkt wanneer medewerkers, planners, HR, magazijn, verkoop of beheerders gebruikmaken van de Multi-Service Planning app en webomgeving.
1. Verantwoordelijke
De planningomgeving wordt gebruikt door Multi-Service schoonmaak & bedrijfsdiensten b.v. Voor vragen over deze privacyverklaring kun je contact opnemen via info@multi-service.nl of via je leidinggevende/beheerder.
2. Welke gegevens verwerken we?
Afhankelijk van je rol en gebruik van de app kunnen onder meer de volgende gegevens worden verwerkt:
- accountgegevens, zoals naam, gebruikersnaam, e-mailadres en rol/rechten;
- planninggegevens, zoals diensten, opdrachtgevers, werktijden en toegewezen medewerkers;
- urenregistratie, zoals in- en uitkloktijden, pauzes, ingediende uren en goedkeuringsstatus;
- beschikbaarheid, verlofaanvragen en interne meldingen;
- NFC-klokgegevens, zoals gekoppelde NFC-tags en klokacties;
- locatiegegevens bij klokacties, wanneer dit nodig is voor controle van inklokken/uitklokken;
- Bluetooth-tagwaarnemingen van bedrijfsmiddelen, met tagnummer, tijdstip, signaalsterkte en de recente locatie van het toestel wanneer locatietoestemming beschikbaar is;
- apparaatgegevens die nodig zijn voor pushmeldingen, zoals een push-token;
- bestellingen, werkprogramma’s en documenten die binnen de app worden geopend of verwerkt.
3. Waarom verwerken we deze gegevens?
We verwerken gegevens om:
- diensten en medewerkersplanning te tonen en te beheren;
- urenregistratie, pauzes en goedkeuringen correct te verwerken;
- NFC- en locatiecontrole bij klokacties mogelijk te maken;
- de laatst bekende locatie van stofzuigers, schrobmachines en andere bedrijfsmiddelen vast te leggen;
- medewerkers meldingen te sturen over planning, herinneringen en wijzigingen;
- verlof, beschikbaarheid, bestellingen en interne processen te ondersteunen;
- toegang en rechten binnen het systeem te beveiligen;
- wettelijke, administratieve en bedrijfsorganisatorische verplichtingen na te komen.
4. Locatie, NFC en Bluetooth-tags
Locatiegegevens worden alleen gebruikt wanneer dit nodig is voor klokacties of controle rond urenregistratie. NFC wordt gebruikt om klokpunten aan opdrachtgevers te koppelen en om in- en uitklokken eenvoudiger en betrouwbaarder te maken.
Wanneer de module Machinebeheer actief is, kan de Android-app bekende Bluetooth-tags op bedrijfsmiddelen herkennen, ook wanneer Flowclean niet zichtbaar op het scherm staat. Als een tag wordt gezien en toestemming voor achtergrondlocatie beschikbaar is, kan op dat moment de recente locatie van het toestel worden vastgelegd als laatst bekende locatie van dat bedrijfsmiddel. Bij de waarneming wordt het ingelogde Flowclean-account opgeslagen, zodat bevoegde beheerders kunnen zien via welk account de machine is waargenomen. Dit wordt niet gebruikt om een doorlopende route van medewerkers samen te stellen. Alleen bevoegde beheerders kunnen deze machinewaarnemingen bekijken. Je kunt Bluetooth- en locatietoestemming beheren via de instellingen van je toestel.
Flowclean kan de coördinaten van een machinewaarneming server-side aan de openbare PDOK Locatieserver van het Kadaster doorgeven om een leesbaar adres (zoals straat en huisnummer) te bepalen. Hierbij wordt geen naam of Flowclean-account aan PDOK doorgegeven. Het gevonden adres wordt bij de machine opgeslagen.
5. Pushmeldingen
De app kan pushmeldingen sturen over bijvoorbeeld gepubliceerde planning, wijzigingen, herinneringen of openstaande uren. Hiervoor wordt een apparaat-/push-token opgeslagen. Je kunt meldingen via de instellingen van je toestel beheren.
6. Met wie delen we gegevens?
Gegevens worden niet verkocht. Gegevens kunnen wel worden verwerkt door leveranciers die nodig zijn voor hosting, e-mail, pushmeldingen, beveiliging en technische werking van de app. Voor het bepalen van een adres uit coördinaten kan de openbare PDOK Locatieserver van het Kadaster worden gebruikt. Waar nodig kunnen gegevens ook worden gedeeld om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
7. Bewaartermijnen
Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor planning, urenverwerking, administratie, beveiliging en wettelijke verplichtingen. Sommige gegevens, zoals urenregistratie en administratieve gegevens, kunnen langer bewaard moeten worden.
8. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen, waaronder toegangsrechten per rol, beveiligde verbindingen en controle op toegang tot functies binnen de app.
9. Jouw rechten
Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens, voor zover dit past binnen wettelijke en administratieve verplichtingen. Neem hiervoor contact op via je leidinggevende/beheerder of via het hierboven genoemde contactadres.
10. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de app, wetgeving of interne processen veranderen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.